Erfolgsrechnung verstehen: Ein Leitfaden für Schweizer KMU

Dein Unternehmen hat letztes Jahr einen Gewinn erzielt. Doch diese Zahl allein sagt noch nicht besonders viel aus.

Wie ist dieser Gewinn entstanden? Wächst dein Umsatz? Steigen die Kosten schneller als die Einnahmen? Verbessern sich deine Margen oder geraten sie unter Druck? Und bedeutet der Gewinn in deiner Buchhaltung tatsächlich, dass dir dieses Geld zur Verfügung steht?

Deine Erfolgsrechnung hilft dir, diese Fragen zu beantworten.

Die Erfolgsrechnung, auch Gewinn- und Verlustrechnung genannt, ist eines der wichtigsten Instrumente, um die finanzielle Entwicklung deines Unternehmens zu verstehen.

Du musst dafür kein Buchhaltungsexperte sein. Es reicht, wenn du weisst, worauf du achten solltest und welche Fragen die Zahlen aufwerfen.

Hier erfährst du, wie du als Unternehmerin oder Unternehmer eine Erfolgsrechnung richtig liest.

Was ist eine Erfolgsrechnung?

Eine Erfolgsrechnung zeigt, welche Erträge dein Unternehmen erzielt hat, welche Aufwendungen angefallen sind und ob daraus in einem bestimmten Zeitraum ein Gewinn oder Verlust entstanden ist. Dieser Zeitraum kann ein Monat, ein Quartal oder ein ganzes Geschäftsjahr sein.

Vereinfacht gesagt:

Ertrag – Aufwand = Gewinn oder Verlust

Eine tatsächliche Erfolgsrechnung enthält natürlich mehr Details.

Je nach Unternehmen und Aufbau der Buchhaltung findest du darin beispielsweise folgende Positionen:

• Umsatzerlöse aus Produkten oder Dienstleistungen
• Waren- und Materialaufwand
• Personalaufwand
• Miet- und Raumaufwand
• Softwarekosten und übriger Betriebsaufwand
• Abschreibungen
• Finanzertrag und Finanzaufwand
• Steuern
• Jahresgewinn oder Jahresverlust

Als Inhaberin oder Inhaber eines KMU musst du jedoch nicht jede einzelne Buchungsposition verstehen, um wertvolle Erkenntnisse aus deiner Erfolgsrechnung zu gewinnen.

Beginne mit drei einfachen Fragen:

Was haben wir eingenommen? Was hat es uns gekostet, diesen Ertrag zu erzielen? Was ist übrig geblieben?

Und frage dich anschliessend: Warum?

Genau dann wird die Erfolgsrechnung zu einem nützlichen Instrument, um dein Unternehmen zu führen und weiterzuentwickeln, statt lediglich vergangene Geschäftsvorgänge zu dokumentieren.

Ertrag, Aufwand und Gewinn: das Grundprinzip

Am einfachsten liest du eine Erfolgsrechnung von oben nach unten.

Du beginnst mit den Erträgen deines Unternehmens, gehst die verschiedenen Aufwendungen durch und gelangst schliesslich zum Gewinn oder Verlust.

Ertrag: Wie viel erwirtschaftet dein Unternehmen?

Der Ertrag umfasst die Einnahmen, die dein Unternehmen durch seine gewöhnliche Geschäftstätigkeit erwirtschaftet.

Bei einem Beratungsunternehmen sind das beispielsweise Kundenhonorare. Im Detailhandel sind es Produktverkäufe. Bei einem Softwareunternehmen können es auch regelmässige Einnahmen aus Abonnements sein.

Der Umsatz zeigt dir, wie gross dein Geschäft ist und in welche Richtung es sich entwickelt. Er sagt dir aber noch nicht, ob dein Unternehmen profitabel ist.

Ein Unternehmen kann seinen Umsatz schnell steigern und trotzdem weniger Gewinn erzielen, wenn seine Kosten noch schneller wachsen.

Deshalb solltest du nicht nur auf den Umsatz schauen, sondern auch verstehen, was dahintersteckt.

Ist der Umsatz gestiegen, weil du neue Kunden gewonnen hast? Weil du deine Preise erhöht hast? Weil bestehende Kunden mehr gekauft haben? Oder weil du ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung eingeführt hast?

Und wenn der Umsatz zurückgegangen ist: Woher kommt dieser Rückgang?

Die Zahl zeigt dir, was passiert ist. Erst wenn du die geschäftlichen Zusammenhänge dahinter verstehst, erkennst du auch, warum es passiert ist.

Aufwand: Was kostet es, diesen Ertrag zu erwirtschaften?

Einige Kosten stehen in direktem Zusammenhang mit deinen Produkten oder Dienstleistungen. Andere entstehen durch den allgemeinen Betrieb deines Unternehmens.

Je nach Geschäft können dazu gehören:

• Material und Warenlager
• Löhne und weitere Personalkosten
• Miete
• Versicherungen
• Software
• Marketing
• Externe Dienstleistungen
• Geräte und übriger Betriebsaufwand

Auch hier ist nicht immer die einzelne Zahl entscheidend. Viel wichtiger ist ihre Entwicklung.

Wenn dein Umsatz um 10 % steigt, deine Kosten aber um 25 %, solltest du verstehen, warum.

Vielleicht investierst du bewusst in neue Mitarbeitende oder Marketing, um zukünftiges Wachstum zu ermöglichen. Vielleicht sind die Preise deiner Lieferanten gestiegen. Vielleicht hast du zusätzliche Software und Abonnements eingeführt, ohne zu bemerken, wie stark sich diese Kosten summieren.

Oder dein Unternehmen wird mit zunehmender Grösse schlicht teurer im Betrieb.

Aus einer einzelnen Zahl lässt sich keine dieser Schlussfolgerungen sicher ziehen. Deine Erfolgsrechnung zeigt dir aber, wo du genauer hinschauen solltest.

Gewinn: Was bleibt übrig?

Nachdem alle relevanten Aufwendungen berücksichtigt wurden, zeigt dir die Erfolgsrechnung, ob dein Unternehmen im betrachteten Zeitraum einen Gewinn oder Verlust erzielt hat.

Das ist natürlich eine wichtige Zahl. Trotzdem solltest du nicht den Fehler machen, direkt ans Ende der Erfolgsrechnung zu springen.

Zwei Unternehmen können denselben Gewinn erzielen, obwohl ihre finanzielle Entwicklung völlig unterschiedlich aussieht.

Bei einem Unternehmen steigen vielleicht die Umsätze und die Gewinnmargen verbessern sich. Beim anderen gehen die Verkäufe zurück, während vorübergehende Kosteneinsparungen den Gewinn stabil halten.

Zu verstehen, wie dein Gewinn entstanden ist, gehört zu den wertvollsten Erkenntnissen, die dir deine Erfolgsrechnung liefern kann.

Ein einfaches Beispiel einer Erfolgsrechnung

Stell dir ein kleines Schweizer Dienstleistungsunternehmen vor, das in einem Monat folgende Ergebnisse erzielt:

• PositionBetragUmsatz - CHF 50'000
• Direkter Aufwand - CHF 10'000
• Personalaufwand - CHF 20'000
• Übriger Betriebsaufwand - CHF 8'000‍
• Vereinfachter Gewinn - CHF 12'000

Dieses Beispiel ist bewusst vereinfacht.

Auf den ersten Blick ist die Schlussfolgerung klar: Das Unternehmen hat CHF 12'000 mehr Umsatz erzielt, als die aufgeführten Aufwendungen betragen.

Doch das ist erst der Anfang.

Als Unternehmerin oder Unternehmer könntest du dir jetzt folgende Fragen stellen:

• Ist der Umsatz im Vergleich zum Vormonat gestiegen?
• Sind CHF 10'000 direkter Aufwand bei einem Umsatz von CHF 50'000 üblich?
• Wie entwickeln sich die Personalkosten?
• Welche Ausgaben stecken in den CHF 8'000 übrigen Betriebsaufwand?
• Sind CHF 12'000 Gewinn ein typisches Ergebnis oder war dieser Monat aussergewöhnlich erfolgreich?
• Was passiert mit dem Ergebnis, wenn der Umsatz sinkt, die Löhne und andere Fixkosten aber weitgehend gleich bleiben?

Stell dir nun vor, der Umsatz lag im Vormonat bei CHF 45'000 und die vergleichbaren Aufwendungen betrugen insgesamt CHF 31'000.

Der Umsatz ist also gestiegen, aber der Gewinn ist gesunken.

Genau solche Entwicklungen übersiehst du leicht, wenn du nur fragst: Wie viel haben wir verkauft?

Ein wachsendes Unternehmen wird nicht automatisch profitabler.

Die Erfolgsrechnung hilft dir, diesen Unterschied zu erkennen.

Erfolgsrechnung und Bilanz: Was ist der Unterschied?

Die Erfolgsrechnung und die Bilanz sind zwei wichtige Bestandteile des Jahresabschlusses. Sie beantworten jedoch unterschiedliche Fragen.

Eine einfache Merkhilfe:

Die Erfolgsrechnung betrachtet einen Zeitraum. Die Bilanz zeigt einen bestimmten Stichtag.

Deine Erfolgsrechnung kann beispielsweise zeigen, was zwischen dem 1. Januar und dem 31. Dezember passiert ist.

Deine Bilanz zeigt dagegen die finanzielle Situation deines Unternehmens am 31. Dezember.

Die Erfolgsrechnung konzentriert sich auf:

Ertrag → Aufwand → Gewinn oder Verlust

Die Bilanz konzentriert sich auf:

Aktiven → Fremdkapital → Eigenkapital

Die Erfolgsrechnung hilft dir also zu verstehen, wie erfolgreich dein Unternehmen wirtschaftlich gearbeitet hat.

Die Bilanz zeigt dir, wie dein Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt finanziell aufgestellt ist: Welche Vermögenswerte besitzt es? Welche Schulden hat es? Und wie hoch ist das Eigenkapital?

Keines dieser Dokumente liefert für sich allein das vollständige Bild.

Ein weiterer Faktor ist für Unternehmerinnen und Unternehmer besonders wichtig: die Liquidität.

Gewinn ist nicht dasselbe wie Cashflow

Das ist einer der wichtigsten Punkte beim Lesen einer Erfolgsrechnung.

Gewinn bedeutet nicht automatisch, dass das Geld auf deinem Geschäftskonto verfügbar ist.

Stell dir vor, du erbringst für einen Kunden Dienstleistungen im Wert von CHF 20'000 und stellst dafür eine Rechnung aus.

Je nach angewandter Rechnungslegungsmethode kann dieser Umsatz bereits in deiner Erfolgsrechnung erscheinen, obwohl dein Kunde die Rechnung noch gar nicht bezahlt hat.

Deine Erfolgsrechnung kann also Ertrag und Gewinn ausweisen, während du noch auf den tatsächlichen Zahlungseingang wartest.

Gleichzeitig musst du möglicherweise bereits Löhne, Miete und Lieferanten bezahlen.

Auch das Gegenteil ist möglich.

Nicht jede Einzahlung oder Auszahlung auf deinem Geschäftskonto wird im selben Moment als Ertrag oder Aufwand in deiner Erfolgsrechnung erfasst.

Deshalb kann ein Unternehmen profitabel sein und trotzdem Liquiditätsprobleme haben.

Je früher du erkennst, dass deine Liquidität unter Druck gerät, desto mehr Zeit bleibt dir, um zu reagieren.

Wenn du einen möglichen Liquiditätsengpass erst bemerkst, wenn eine grössere Zahlung fällig wird, sind deine Handlungsmöglichkeiten möglicherweise bereits eingeschränkt.

Als Unternehmerin oder Unternehmer solltest du deshalb zwei unterschiedliche Fragen beantworten können:

1. Ist mein Unternehmen profitabel?
2. Hat mein Unternehmen genügend liquide Mittel, um seine Verpflichtungen zu erfüllen?

Deine Erfolgsrechnung hilft dir bei der ersten Frage. Deine Cashflow-Daten helfen dir bei der zweiten.

Du brauchst beides.

Welche Fragen solltest du dir beim Lesen deiner Erfolgsrechnung stellen?

Du musst nicht jedes Mal Dutzende Kennzahlen berechnen, wenn du deine Erfolgsrechnung erhältst.

Für viele KMU-Inhaberinnen und -Inhaber liefern bereits einige praktische Fragen wertvolle Erkenntnisse.

1. Entwickelt sich dein Umsatz in die richtige Richtung?

Betrachte nicht nur den aktuellen Monat. Vergleiche deinen Umsatz mit früheren Monaten, Quartalen oder Jahren.

Wenn dein Unternehmen saisonalen Schwankungen unterliegt, solltest du möglichst vergleichbare Zeiträume gegenüberstellen.

Und wenn du eine deutliche Veränderung feststellst, frage dich, was sie verursacht hat.

Zu wissen, dass dein Umsatz um 15 % gestiegen ist, weil du drei wichtige Neukunden gewonnen hast, ist wesentlich aussagekräftiger, als lediglich den Anstieg um 15 % festzustellen.

2. Steigen deine Kosten schneller als dein Umsatz?

Steigende Kosten sind nicht automatisch schlecht.

Ein wachsendes Unternehmen benötigt häufig zusätzliche Mitarbeitende, Marketing, Software, Geschäftsräume oder externe Unterstützung.

Entscheidend ist, dass du verstehst, warum deine Kosten steigen und welchen Nutzen du dir davon versprichst.

Wenn dein Umsatz um 10 % wächst, deine Kosten aber um 30 %, lohnt sich ein genauerer Blick.

Vielleicht handelt es sich um eine bewusste Investition. Vielleicht ist es aber auch ein erstes Anzeichen dafür, dass deine Profitabilität unter Druck gerät.

3. Wie entwickeln sich deine Gewinnmargen?

Dein Umsatz kann steigen, während deine Profitabilität sinkt.

Deshalb sind Gewinnmargen wichtig.

Angenommen, du gewinnst deutlich mehr Aufträge, musst dafür aber hohe Rabatte gewähren oder wesentlich höhere Kosten für die Leistungserbringung tragen.

Dann erzielt dein Unternehmen zwar mehr Umsatz, wird finanziell aber nicht unbedingt stärker.

Wenn du betrachtest, wie viel Gewinn du im Verhältnis zum Umsatz erwirtschaftest und wie sich dieses Verhältnis im Zeitverlauf verändert, erhältst du ein besseres Bild davon, wie gesund dein Wachstum tatsächlich ist.

4. Welche Kosten haben sich verändert?

Achte auf auffällige Entwicklungen.

• Sind deine Lieferantenkosten plötzlich gestiegen?
• Haben deine Softwareausgaben schrittweise zugenommen?
• Hast du neue Mitarbeitende eingestellt?
• Ist eine einmalige Ausgabe für externe Beratung angefallen?

Eine Veränderung muss nicht unbedingt ein Problem sein.

Du solltest jedoch grössere Kostenveränderungen in deinem eigenen Unternehmen erklären können.

Wenn du das nicht kannst, ist das ein guter Grund, genauer hinzuschauen.

5. Ist dieser Zeitraum repräsentativ?

Ein einzelner Monat kann ein verzerrtes Bild vermitteln.

Vielleicht bezahlst du deine jährliche Versicherungsprämie im März. Vielleicht ist der Dezember traditionell dein umsatzstärkster Monat. Oder du hattest einmalige Kosten für Rechtsberatung oder externe Dienstleistungen.

Nicht jede Veränderung ist ein neuer Trend.

Betrachte mehrere Zeiträume und versuche zu verstehen, was für dein Unternehmen normal ist.

6. Welche weiteren Fragen wirft deine Erfolgsrechnung auf?

Das ist möglicherweise die wichtigste Frage überhaupt.

Finanzberichte sollten dir nicht nur zeigen, was in der Vergangenheit passiert ist. Sie sollten dir auch helfen, bessere Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Typische Fragen sind beispielsweise:

• Wenn deine Margen sinken, solltest du deine Preise oder Kosten überprüfen?
• Wenn dein Umsatz schnell wächst, hast du genügend Ressourcen und Liquidität, um dieses Wachstum zu finanzieren?
• Wenn eine bestimmte Ausgabe deutlich gestiegen ist, bringt sie den erwarteten Nutzen?
• Wenn sich deine Profitabilität verbessert, welche neuen Investitionen werden dadurch möglich?

Die Erfolgsrechnung trifft diese Entscheidungen nicht für dich.

Aber sie hilft dir, die richtigen Fragen zu stellen.

Betrachte deine Erfolgsrechnung nicht isoliert

Eine Erfolgsrechnung ist hilfreich. Sie erzählt aber nicht die ganze finanzielle Geschichte deines Unternehmens.

Stell dir vor, deine Erfolgsrechnung zeigt einen hohen Umsatz und einen gesunden Gewinn.

Ein grosser Teil dieses Umsatzes stammt jedoch aus Rechnungen, die deine Kunden noch nicht bezahlt haben.

Deine Profitabilität sieht gut aus, während deine Liquidität zunehmend knapp wird.

Oder deine Erfolgsrechnung zeigt einen schwächeren Monat, weil du bewusst in zukünftiges Wachstum investiert hast.

Ohne den richtigen Kontext kann das Ergebnis irreführend sein.

Deshalb solltest du deine Erfolgsrechnung idealerweise zusammen mit weiteren Finanzinformationen betrachten:

• Verfügbare liquide Mittel
• Offene Kundenrechnungen
• Anstehende Zahlungen an Lieferanten
• Laufende Kosten und finanzielle Verpflichtungen
• Bilanzinformationen
• Entwicklungen aus früheren Perioden

Das Ziel ist, ein möglichst vollständiges Bild davon zu erhalten, was in deinem Unternehmen finanziell passiert.

Von der Buchhaltung zum laufenden Überblick über deine Finanzen

Viele KMU-Inhaberinnen und -Inhaber erhalten ihre Finanzinformationen noch immer erst im Nachhinein.

Der typische Ablauf sieht ungefähr so aus:

Das Unternehmen stellt Rechnungen aus → Kunden bezahlen → Ausgaben fallen an → Belege und Dokumente werden gesammelt → Transaktionen erscheinen auf dem Geschäftskonto → Die Buchhaltung wird aktualisiert.

Und irgendwann danach sieht die Unternehmerin oder der Unternehmer das finanzielle Ergebnis.

Je näher deine Finanzinformationen an der aktuellen Geschäftstätigkeit liegen, desto hilfreicher sind sie für deine Entscheidungen.

Genau deshalb ist es wichtig, Finanzinformationen miteinander zu verknüpfen.

Wenn deine Rechnungen in einem System liegen, Zahlungen in einem anderen und Buchhaltungsdaten an einem dritten Ort, muss jemand diese Informationen zuerst zusammenführen, bevor du das vollständige Bild erkennen kannst.

Das kostet Zeit.

Und es kann dazu führen, dass du Entscheidungen auf Grundlage unvollständiger oder veralteter Informationen triffst.

Helvo wurde speziell für die Bedürfnisse von Schweizer KMU entwickelt und bringt wichtige Finanzprozesse und Informationen an einem Ort zusammen.

Dein Geschäftskonto, deine Zahlungen, deine Rechnungsstellung und deine Buchhaltung werden Teil einer besser vernetzten Finanzübersicht.

So verbringst du weniger Zeit damit, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, und erhältst einen klareren Überblick darüber, was in deinem Unternehmen passiert.

Das Ziel ist nicht, dich zum Buchhaltungsexperten zu machen.

Sondern dir einen klaren, verlässlichen Überblick über die Zahlen hinter deinem Unternehmen zu geben, damit du sie einfacher verstehen und für deine Entscheidungen nutzen kannst.

Zu wissen, dass dein Unternehmen Gewinn erzielt hat, ist hilfreich.

Zu verstehen, warum dieser Gewinn entstanden ist und was er für deine nächste Entscheidung bedeutet, ist noch viel wertvoller.

Häufig gestellte Fragen zur Erfolgsrechnung

Was ist eine Erfolgsrechnung einfach erklärt?

Eine Erfolgsrechnung zeigt die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum sowie den daraus resultierenden Gewinn oder Verlust.

Einfach gesagt hilft sie dir zu verstehen, wie viel dein Unternehmen erwirtschaftet hat, welche Kosten angefallen sind und was am Ende übrig geblieben ist.

Was gehört in eine Erfolgsrechnung?

Der genaue Aufbau hängt vom Unternehmen und den geltenden Rechnungslegungsvorschriften ab.

Grundsätzlich enthält eine Erfolgsrechnung die Erträge und verschiedenen Aufwendungen eines bestimmten Zeitraums sowie den daraus resultierenden Gewinn oder Verlust.

Für KMU-Inhaberinnen und -Inhaber ist jedoch nicht nur wichtig, zu wissen, welcher Position eine Zahl zugeordnet wird.

Entscheidend ist, zu verstehen, was Veränderungen dieser Zahlen über das eigene Unternehmen aussagen.

Was ist der Unterschied zwischen Bilanz und Erfolgsrechnung?

Die Erfolgsrechnung zeigt die finanzielle Leistung eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum.

Die Bilanz zeigt dagegen die finanzielle Situation des Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag.

Die Erfolgsrechnung konzentriert sich auf Erträge, Aufwendungen und Gewinn oder Verlust.

Die Bilanz konzentriert sich auf Aktiven, Fremdkapital und Eigenkapital.

Ist Gewinn dasselbe wie Cashflow?

Nein.

Der Gewinn ist eine buchhalterische Kennzahl für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens.

Der Cashflow zeigt dagegen, wie Geld in das Unternehmen hinein- und aus ihm herausfliesst.

Ein Unternehmen kann deshalb Gewinn ausweisen und gleichzeitig unter Liquiditätsdruck stehen.

Das ist beispielsweise möglich, wenn Umsätze bereits verbucht wurden, die entsprechenden Kundenrechnungen aber noch nicht bezahlt sind.

Wie sollte ich als Unternehmerin oder Unternehmer eine Erfolgsrechnung lesen?

Beginne mit Ertrag, Aufwand und Gewinn. Bleibe aber nicht bei diesen drei Zahlen stehen.

Vergleiche sie mit früheren Zeiträumen und frage dich, was sich verändert hat und warum.

Achte darauf, ob dein Umsatz wächst, ob deine Kosten schneller steigen als deine Einnahmen, wie sich deine Profitabilität entwickelt und ob aussergewöhnliche Ausgaben oder einmalige Ereignisse das Ergebnis beeinflusst haben.

Am wichtigsten ist, dass du deine Erfolgsrechnung nutzt, um die richtigen Fragen über dein Unternehmen zu stellen.

Betrachte sie nicht nur als ein Buchhaltungsdokument, das die Vergangenheit festhält.

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Die Beispiele in diesem Artikel dienen der Veranschaulichung und sind vereinfacht dargestellt. Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und stellt keine Buchhaltungs-, Steuer- oder Rechtsberatung dar. Die buchhalterische Behandlung und die gesetzlichen Anforderungen hängen von den individuellen Umständen des jeweiligen Unternehmens ab. Informiere dich bei den zuständigen Schweizer Behörden und hole bei Bedarf professionellen Rat ein.

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