Comment faire une facture en Suisse : mentions obligatoires, TVA et facture QR

Envoyer une facture devrait être l’une des tâches les plus simples de la gestion d’une entreprise. Vous avez effectué le travail, livré votre produit ou votre service, et il ne reste plus qu’à être payé.

Mais quelles informations une facture suisse doit-elle contenir ? Qu’est-ce qui change si votre entreprise est assujettie à la TVA ? Et quel est le rôle de la facture QR suisse ?

Voici l'essentiel à connaître pour les PME suisses.

Quelles mentions doivent figurer sur une facture en Suisse ?

Une bonne facture doit permettre de comprendre immédiatement qui facture qui, ce que le client paie, le montant dû et la manière d’effectuer le paiement.

En pratique, vos factures devraient clairement indiquer :

• Votre entreprise  
• Votre client  
• La date de la facture  
• Les biens ou services fournis  
• La date à laquelle les biens ou services ont été fournis  
• Le montant à payer  
• Les informations relatives à la TVA, si votre entreprise y est assujettie  
• Les informations nécessaires au paiement nécessaires  

Il est également recommandé d’attribuer un numéro unique à chaque facture et d’indiquer clairement la date d’échéance de paiement. Cela facilite le suivi, le rapprochement et les éventuelles relances.

Pour les entreprises assujetties à la TVA, les informations figurant sur les factures sont particulièrement importantes car elles permettent au fournisseur comme au client de traiter correctement la TVA. L’Administration fédérale des contributions (AFC) définit les exigences applicables en matière de TVA et de facturation en Suisse.

La règle la plus simple consiste à faire en sorte que votre client puisse comprendre facilement la facture et que les deux entreprises puissent la comptabiliser correctement.

Qu’est-ce qui change si votre entreprise est assujettie à la TVA ?

Si votre entreprise est assujettie à la TVA suisse, la facture doit identifier correctement le fournisseur et faire apparaître les informations fiscales applicables.

Selon la nature de la transaction et la manière dont les prix sont présentés, le taux de TVA et le traitement fiscal applicables doivent également être indiqués clairement.

Les règles de TVA peuvent varier d’une transaction à l’autre. En cas de doute concernant un produit, un service ou un client particulier, mieux vaut éviter les approximations. L’Administration fédérale des contributions doit rester votre source de référence pour les exigences en vigueur en matière de TVA.

Quel délai de paiement indiquer sur une facture ?

Ne laissez pas votre client deviner à quelle date vous attendez son paiement. Indiquez sur chaque facture une date d’échéance ou un délai de paiement précis.

Par exemple :

Paiement à 30 jours à compter de la date de facturation.

Quelles que soient les conditions convenues, la cohérence est essentielle. La facture doit refléter les conditions commerciales convenues avec votre client, et votre entreprise doit disposer d’un processus clair pour suivre les factures impayées.

Cela devient de plus en plus important à mesure que l’entreprise grandit.

Un chiffre d’affaires facturé  ne correspond pas à de l’argent disponible sur votre compte. Savoir quelles factures restent impayées et depuis combien de temps est essentiel pour gérer sainement votre trésorerie.

Qu’est-ce qu’une facture QR suisse ?

La facture QR est un standard utilisé pour la facturation et les paiements en Suisse et au Liechtenstein.

Son élément le plus reconnaissable est le Swiss QR Code, un code QR avec une croix suisse au centre.

La facture QR contient les informations nécessaires au paiement sous une forme lisible aussi bien par une machine que par une personne. Le client peut scanner le code avec une application bancaire compatible, vérifier les informations et valider le paiement sans  à saisir manuellement toutes les données.

SIX gère le standard officiel de la facture QR suisse ainsi que ses spécifications techniques.

La facture QR a remplacé les anciens bulletins de versement suisses en 2022.

Pour les PME, son avantage principal est simple : elle facilite le paiement correct des factures par les clients et simplifie le traitement ainsi que le rapprochement des paiements entrants.

Quelles informations contient une facture QR ?

Une facture QR comprend une section paiement et un récépissé. La section paiement contient les principales informations nécessaires pour effectuer le paiement, notamment :

• Le bénéficiaire  
• L’IBAN ou le QR-IBAN  
• Le montant et la devise, lorsqu’ils sont indiqués  
• La référence de paiement, le cas échéant  
• Les coordonnées de la personne ou de l’entreprise effectuant le paiement, lorsque cela est requis  

Le Swiss QR Code contient les informations de paiement pertinentes sous forme numérique. Les données essentielles apparaissent également sous une forme lisible afin que le payeur puisse les vérifier avant de valider la transaction.

Selon la configuration choisie, différentes combinaisons d’IBAN et de références de paiement peuvent être utilisées. Le format doit respecter les spécifications techniques applicables au traitement des paiements en Suisse.

Point important : depuis le 22 novembre 2025, les factures QR doivent utiliser des données d’adresse structurées dans le Swiss QR Code. Un jeu de caractères étendu, permettant notamment utilisation d’un plus grand nombre de caractères spéciaux, a également été introduit.

Pour une PME, l’enjeu est simple : votre solution de facturation doit prendre en charge la version actuelle du standard suisse de la facture QR.

Avec Helvo, les factures QR sont directement intégrées  au processus de facturation de la plateforme.

Les erreurs de facturation courantes à éviter

Même des erreurs relativement mineures peuvent entraîner des tâches administratives inutiles ou retarder un paiement :

• Coordonnées client manquantes ou incorrectes : vérifiez à qui la facture doit être adressée avant de l’envoyer.  ‍
• Descriptions imprécises : le client doit pouvoir comprendre ce qui lui est facturé.  ‍
• Informations TVA incorrectes : si votre entreprise est assujettie à la TVA, assurez-vous que les informations applicables sont correctement indiquées.  ‍
• Absence d’échéance claire : précisez au client la date à laquelle le paiement est attendu..  ‍
• Informations de paiement incorrectes : une facture ne peut pas remplir son rôle si le client ne sait pas où envoyer l’argent.  ‍
• Données ou formats de facture QR obsolètes : les spécifications en vigueur doivent être respectées. Une facture QR incorrecte peut entraîner des problèmes de traitement. Les dernières spécifications sont disponibles directement auprès de SIX.  

Enfin, n’attendez pas qu’une facture soit en retard pour réfléchir à la manière dont vous allez la suivre.

Que se passe-t-il après l’envoi d’une facture ?

Créer la facture n’est que le début du processus. Dansd l’idéal, le parcours devrait rester simple :

Facture émise → paiement dû → paiement reçu → transaction rapprochée → comptabilité mise à jour

Lorsque ces étapes sont réparties entre plusieurs systèmes  qui ne communiquent pas entre eux, même un paiement simple peut générer du travail supplémentaire.

Si la facture se trouve dans un outil,  le paiement entrant sur votre compte professionnel dans un autre, et l’écriture comptable ailleurs encore, quelqu’un doit relier manuellement toutes ces informations.

Cela peut rester gérable avec cinq factures par mois. Avec 50 ou 500, la situation est très différente.

C’est pourquoi la facturation doit être considérée comme une composante à part entière de votre gestion financière, et non comme une tâche administrative isolée.

Réunir facturation, paiements et gestion financière

Helvo est conçu pour aider les PME suisses à gérer davantage de leurs opérations financières au même endroit.

Au lieu de considérer une facture comme un document séparé de vos paiements et de votre comptabilité, Helvo réunit la facturation, les paiements, le compte professionnel et la gestion financière dans un même environnement.

Vous passez ainsi moins de temps à transférer des informations d’un système à l’autre et bénéficiez d’une vision plus claire de la situation financière de votre entreprise.

Questions fréquentes sur les factures en Suisse

Quelles informations doivent figurer sur une facture en Suisse ?

Une facture doit clairement identifier le fournisseur et le client, décrire ce qui a été fourni et à quelle date, indiquer le montant dû et fournir les informations nécessaires au paiement.

Les entreprises assujetties à la TVA doivent également faire figurer les informations relatives à la TVA conformément aux exigences suisses en vigueur. L’Administration fédérale des contributions fournit les informations officielles en la matière .

Une facture suisse doit-elle avoir un numéro ?

L’utilisation d’un numéro de facture unique constitue une bonne pratique commerciale et comptable. Elle facilite l’identification, le suivi et le rapprochement des factures.

Qu’est-ce qu’une facture QR en Suisse ?

Une facture QR contient les informations de paiement dans un Swiss QR Code ainsi que sous une forme de texte lisible. Elle vise à simplifier le paiement et son traitement ultérieur. Le standard technique est géré par SIX.

Une facture QR peut-elle être envoyée au format PDF ?

Oui. Une facture QR peut être émise sous forme numérique. Des exigences spécifiques s’appliquent toutefois lorsqu’un PDF est ensuite imprimé et utilisé pour effectuer un paiement sur papier. SIX fournit les spécifications et recommandations en vigueur.

Faut-il indiquer la TVA sur chaque facture ?

Pas nécessairement. Le traitement de la TVA dépend de l’assujettissement de votre entreprise ainsi que de la transaction concernée.

En cas de doute, consultez les informations actuelles de l’Administration fédérale des contributions plutôt que de faire des suppositions sur le traitement fiscal applicable.

Avertissement : Cet article fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou comptable. Les exigences peuvent varier selon la transaction et la situation de votre entreprise. Consultez, le cas échéant, l’Administration fédérale des contributions et les autres autorités officielles compétentes.