Rechnung schreiben in der Schweiz: Pflichtangaben, MWST und QR-Rechnung

Eine Rechnung zu schreiben, sollte zu den einfachsten Aufgaben im Geschäftsalltag gehören. Du hast die Arbeit erledigt, dein Produkt oder deine Dienstleistung geliefert und möchtest nun bezahlt werden.

Doch welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung in der Schweiz? Was ändert sich, wenn dein Unternehmen MWST-pflichtig ist? Und welche Rolle spielt die Schweizer QR-Rechnung?

Hier erfährst du, was Schweizer KMU wissen sollten.

Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung in der Schweiz?

Eine gute Rechnung macht sofort deutlich, wer wem etwas in Rechnung stellt, wofür der Kunde bezahlt, wie hoch der geschuldete Betrag ist und wie die Zahlung erfolgen soll.

Als praktische Grundlage sollte deine Rechnung Folgendes klar ausweisen:

• Dein Unternehmen  
• Deinen Kunden  
• Das Rechnungsdatum  
• Die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen  
• Wann die Waren geliefert oder Dienstleistungen erbracht wurden  
• Den zu zahlenden Betrag  
• Die relevanten MWST-Angaben, sofern dein Unternehmen der MWST unterliegt  
• Die Zahlungsinformationen, die dein Kunde benötigt  

Es empfiehlt sich ausserdem, jeder Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer zu geben und ein klares Zahlungsziel anzugeben. Das macht Rechnungen einfacher zu verfolgen, abzugleichen und bei Bedarf darauf zurückzukommen.

Für MWST-pflichtige Unternehmen sind korrekte Rechnungsangaben besonders wichtig, da Rechnungen die korrekte mehrwertsteuerliche Behandlung sowohl beim Leistungserbringer als auch beim Kunden unterstützen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) informiert über die geltenden Schweizer MWST- und Rechnungsanforderungen.

Die einfachste Regel lautet: Mache es deinem Kunden leicht, die Rechnung zu verstehen, und beiden Unternehmen leicht, sie korrekt zu verbuchen.

Was gilt bei MWST-pflichtigen Unternehmen?

Wenn dein Unternehmen der Schweizer Mehrwertsteuer unterliegt, muss die Rechnung den Leistungserbringer korrekt ausweisen und die relevanten Steuerinformationen enthalten.

Je nach Transaktion und Darstellung der Preise müssen auch der entsprechende MWST-Satz und die steuerliche Behandlung klar ersichtlich sein.

Die MWST-Regeln können sich je nach Transaktion unterscheiden. Wenn du dir bei der Behandlung eines bestimmten Produkts, einer Dienstleistung oder eines Kunden nicht sicher bist, solltest du nicht raten. Die Eidgenössische Steuerverwaltung ist die massgebliche Informationsquelle für die aktuellen MWST-Anforderungen.

Welche Zahlungsfrist sollte auf einer Rechnung stehen?

Lass deinen Kunden nicht selbst herausfinden, wann du die Zahlung erwartest. Gib auf jeder Rechnung ein klares Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsfrist an.

Zum Beispiel:

Zahlbar innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum.

Unabhängig davon, welche Konditionen du vereinbarst, ist Konsistenz wichtig. Deine Rechnung sollte den mit deinem Kunden vereinbarten Geschäftsbedingungen entsprechen. Gleichzeitig sollte dein Unternehmen über einen klaren Prozess zur Überwachung unbezahlter Rechnungen verfügen.

Mit zunehmendem Wachstum wird das immer wichtiger.

Umsatz auf einer Rechnung ist nicht dasselbe wie Geld auf deinem Konto. Zu wissen, welche Rechnungen noch offen sind und wie lange bereits, ist ein wichtiger Bestandteil eines gesunden Cashflow-Managements.

Was ist eine QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist ein Standard für Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr in der Schweiz und Liechtenstein.

Ihr bekanntestes Merkmal ist der Swiss QR Code: ein QR-Code mit einem Schweizer Kreuz in der Mitte.

Die QR-Rechnung enthält die für eine Zahlung erforderlichen Informationen sowohl maschinenlesbar als auch in für Menschen lesbarer Form. Der Kunde kann den Code mit einer unterstützten Banking-Anwendung scannen, die Zahlungsinformationen überprüfen und die Zahlung freigeben, ohne sämtliche Angaben manuell eingeben zu müssen.

SIX verwaltet den offiziellen Schweizer QR-Rechnungsstandard und die technischen Spezifikationen.

Die QR-Rechnung ersetzte 2022 die früheren Schweizer Einzahlungsscheine.

Für KMU ist der Vorteil einfach: Kunden können einfacher korrekt bezahlen und eingehende Zahlungen lassen sich leichter verarbeiten und abgleichen.

Welche Angaben enthält eine QR-Rechnung?

Eine QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Der Zahlteil enthält die wichtigsten Informationen für die Zahlung, darunter:

• Zahlungsempfänger  
• IBAN oder QR-IBAN  
• Betrag und Währung, sofern angegeben  
• Zahlungsreferenz, sofern relevant  
• Angaben zur zahlenden Person oder zum zahlenden Unternehmen, sofern erforderlich  

Der Swiss QR Code enthält die relevanten Zahlungsinformationen in digitaler Form. Die wichtigsten Angaben werden zusätzlich lesbar dargestellt, damit die zahlende Person sie vor der Freigabe überprüfen kann.

Je nach Setup kann eine QR-Rechnung unterschiedliche Kombinationen aus IBAN und Zahlungsreferenz verwenden. Das Format muss den technischen Spezifikationen für den Schweizer Zahlungsverkehr entsprechen.

Wichtig: Seit dem 22. November 2025 müssen QR-Rechnungen strukturierte Adressinformationen im Swiss QR Code verwenden. Gleichzeitig wurde ein erweiterter Zeichensatz eingeführt, der zusätzliche Umlaute und Sonderzeichen unterstützt.

Für ein KMU ist die Konsequenz daraus einfach: Deine Rechnungssoftware sollte den aktuellen Schweizer QR-Rechnungsstandard unterstützen.

Bei Helvo sind QR-Rechnungen direkt in den Rechnungsstellungsprozess der Plattform integriert.

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben

Auch kleine Fehler bei der Rechnungsstellung können unnötige Administration verursachen oder Zahlungen verzögern:

• Fehlende oder falsche Kundendaten: Prüfe vor dem Versand, an wen die Rechnung adressiert werden muss.  
• ‍Unklare Beschreibungen: Der Kunde sollte nachvollziehen können, wofür er bezahlt.  ‍
• Falsche MWST-Angaben: Wenn dein Unternehmen MWST-pflichtig ist, müssen die relevanten Informationen korrekt ausgewiesen sein.  ‍
• Keine klare Zahlungsfrist: Teile deinem Kunden mit, wann die Zahlung erwartet wird.  ‍
• Falsche Zahlungsinformationen: Eine Rechnung erfüllt ihren Zweck nicht, wenn der Kunde nicht den korrekten Empfänger der Zahlung kennt.  ‍
• Veraltete QR-Rechnungsdaten oder -formate: Die aktuellen Spezifikationen müssen eingehalten werden. Fehlerhaft erstellte QR-Rechnungen können zu Problemen bei der Verarbeitung führen. Die neuesten Spezifikationen sind direkt bei SIX verfügbar.  

Und schliesslich: Warte nicht, bis eine Rechnung überfällig ist, bevor du dir Gedanken darüber machst, wie du sie verfolgen willst.

Was passiert, nachdem du eine Rechnung verschickt hast?

Die Rechnung zu erstellen ist nur der Anfang des Prozesses. Idealerweise folgt ein einfacher Ablauf:

Rechnung erstellt → Zahlung fällig → Zahlung erhalten → Transaktion abgeglichen → Buchhaltung aktualisiert

Wenn diese Schritte über mehrere voneinander getrennte Systeme laufen, kann selbst eine einfache Zahlung zusätzlichen Aufwand verursachen.

Liegt die Rechnung in einem Tool, die eingehende Zahlung auf deinem Geschäftskonto und der Buchungssatz wiederum an einem anderen Ort, muss jemand diese Informationen manuell zusammenführen.

Bei fünf Rechnungen im Monat mag das noch überschaubar sein. Bei 50 oder 500 sieht es anders aus.

Deshalb sollte Rechnungsstellung als Teil deines gesamten Finanzprozesses betrachtet werden und nicht als isolierte administrative Aufgabe.

Rechnungen, Zahlungen und Finanzmanagement zusammenführen

Helvo wurde entwickelt, um Schweizer KMU dabei zu unterstützen, mehr ihrer Finanzprozesse an einem Ort zu verwalten.

Statt eine Rechnung als separates Dokument zu behandeln, welches losgelöst von Zahlungen und Buchhaltung existiert, bringt Helvo Rechnungsstellung, Zahlungen, Geschäftskonto und Finanzmanagement in  einer Lösung zusammen.

Das bedeutet weniger Zeit für das Übertragen von Informationen zwischen verschiedenen Systemen und einen klareren Überblick darüber, was im Unternehmen passiert.

Häufig gestellte Fragen zu Rechnungen in der Schweiz

Welche Angaben müssen auf einer Rechnung in der Schweiz stehen?

Eine Rechnung sollte den Leistungserbringer und den Kunden klar identifizieren, beschreiben, was wann geliefert oder geleistet wurde, den geschuldeten Betrag ausweisen und die notwendigen Zahlungsinformationen enthalten.

MWST-pflichtige Unternehmen müssen ausserdem die entsprechenden MWST-Angaben gemäss den geltenden Schweizer Anforderungen aufführen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung stellt die massgeblichen Informationen zur Mehrwertsteuer bereit.

Braucht eine Rechnung in der Schweiz eine Rechnungsnummer?

Die Verwendung einer eindeutigen Rechnungsnummer ist eine gute Geschäfts- und Buchhaltungspraxis, da Rechnungen dadurch einfacher identifiziert, verfolgt und abgeglichen werden können.

Was ist eine QR-Rechnung in der Schweiz?

Eine QR-Rechnung enthält Zahlungsinformationen sowohl in einem Swiss QR Code als auch in lesbarer Form. Sie soll die Zahlung und die anschliessende Verarbeitung vereinfachen. Der technische Standard wird von SIX verwaltet.

Kann eine QR-Rechnung als PDF verschickt werden?

Ja. QR-Rechnungen können digital ausgestellt werden. Wenn ein PDF anschliessend ausgedruckt und für die papierbasierte Zahlungsabwicklung verwendet wird, gelten jedoch bestimmte Anforderungen. SIX stellt die aktuellen Spezifikationen und Richtlinien bereit.

Muss auf jeder Rechnung MWST ausgewiesen werden?

Nicht unbedingt. Die MWST-Behandlung hängt davon ab, ob dein Unternehmen MWST-pflichtig ist und um welche Transaktion es sich handelt.

Wenn du dir unsicher bist, solltest du die aktuellen MWST-Informationen der Eidgenössischen Steuerverwaltung konsultieren, anstatt Annahmen über die korrekte Behandlung zu treffen.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts-, Steuer- oder Buchhaltungsberatung dar. Die Anforderungen können von der jeweiligen Transaktion und den Umständen deines Unternehmens abhängen. Konsultiere bei Bedarf die Eidgenössische Steuerverwaltung und andere zuständige Behörden.