Einzelfirma gründen in der Schweiz: Kosten, Handelsregister, Steuern und AHV

Sie möchten sich selbstständig machen.

Müssen Sie dafür eine Firma gründen? Was kostet das? Müssen Sie sich ins Handelsregister eintragen lassen? Was passiert mit der AHV? Und brauchen Sie ein separates Geschäftskonto?

Für viele Menschen, die sich in der Schweiz selbstständig machen, ist die Einzelfirma einer der einfachsten Wege in die Selbstständigkeit.

Es gibt kein vorgeschriebenes Mindestkapital, für die Gründung ist kein Notar erforderlich und anders als bei einer GmbH müssen Sie keine separate juristische Person errichten, bevor Sie Ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen können.

Einfach bedeutet jedoch nicht, dass keine administrativen Schritte notwendig sind.

Sie müssen Ihre persönliche Haftung verstehen, Ihren Status als selbstständig erwerbende Person für die Sozialversicherungen klären, geeignete Finanzunterlagen führen und prüfen, ob für Sie eine Eintragung ins Handelsregister oder eine MWST-Pflicht besteht.

So funktioniert es.

Was ist eine Einzelfirma?

Eine Einzelfirma ist ein Unternehmen, das einer einzelnen Person gehört und von dieser geführt wird. Anders als eine GmbH oder AG ist sie keine von der Inhaberin oder dem Inhaber getrennte juristische Person.

Es gibt kein vorgeschriebenes Mindestkapital. Das macht den Einstieg vergleichsweise unkompliziert. Gleichzeitig besteht aber auch keine rechtliche Trennung zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen, wie dies bei einer GmbH der Fall ist.

Als Inhaberin oder Inhaber haften Sie grundsätzlich persönlich für die Verpflichtungen des Unternehmens.

Eine Einzelfirma eignet sich deshalb besonders für Tätigkeiten, die eng mit der eigenen Arbeit verbunden sind. Dazu gehören beispielsweise Beraterinnen und Berater, Freelancer, Handwerker und andere selbstständig Erwerbende.

Die Einzelfirma ist in der Schweiz die häufigste Unternehmensform. Dass sie einfach zu gründen ist, bedeutet aber nicht automatisch, dass sie für jede Gründerin und jeden Gründer die richtige Wahl ist.

Einzelfirma oder GmbH: Was passt besser?

Der grundlegende Unterschied liegt in der rechtlichen Trennung.

Bei einer Einzelfirma sind Sie und das Unternehmen keine getrennten Rechtspersönlichkeiten. Eine GmbH hingegen ist eine eigene juristische Person.

Das wirkt sich auf Kapital, Haftung, Administration und den Umgang mit dem Geld des Unternehmens aus.

Das fehlende Mindestkapital kann die Einzelfirma besonders attraktiv machen, wenn Sie eine Geschäftsidee testen oder sich selbstständig machen möchten, ohne CHF 20’000 Gesellschaftskapital einzubringen.

Die Gründungskosten sollten aber nicht das einzige Entscheidungskriterium sein.

Fragen Sie sich:

• Werde ich alleine arbeiten?

• Wie hoch ist das finanzielle Risiko meines Unternehmens?

• Könnte das Unternehmen erhebliche Verbindlichkeiten eingehen?

• Möchte ich später Mitgründer oder Investoren aufnehmen?

• Wie wichtig ist mir die rechtliche Trennung zwischen mir und dem Unternehmen?

• Wie gross soll das Unternehmen voraussichtlich werden?

Die Antworten helfen Ihnen dabei zu beurteilen, ob die Einfachheit einer Einzelfirma die Vorteile einer separaten Gesellschaft überwiegt.

Was kostet es, eine Einzelfirma zu gründen?

Einer der grössten Vorteile einer Einzelfirma ist, dass kein gesetzliches Mindestkapital erforderlich ist.

Sie benötigen nicht die CHF 20’000, die für die Gründung einer GmbH vorgeschrieben sind. Auch ein Notar ist für die reine Gründung einer Einzelfirma nicht notwendig.

Die grundlegenden Gründungskosten können deshalb relativ niedrig sein.

Kein Mindestkapital bedeutet jedoch nicht, dass keine Kosten entstehen.

Je nach Situation können unter anderem Kosten anfallen für:

• den Eintrag ins Handelsregister, falls erforderlich

• professionelle Beratung oder eine Treuhand

• Versicherungen

• Bewilligungen oder Lizenzen für Ihre Tätigkeit

• Ausrüstung und Software

• Geschäftsräume

• Website und Marketing

• Buchhaltung und Rechnungsstellung

• die finanzielle Organisation Ihres Unternehmens

Die sinnvollere Frage lautet deshalb: Wie viel Geld brauche ich, damit mein Unternehmen tatsächlich funktionieren kann?

Für einen Berater, der von zu Hause arbeitet, kann dieser Betrag relativ gering sein. Ein Handwerksbetrieb, der Werkzeuge, ein Fahrzeug, Versicherungen und Material benötigt, bevor die erste Rechnung gestellt werden kann, braucht möglicherweise deutlich mehr.

Kein Mindestkapital bedeutet weniger formale finanzielle Hürden beim Start. Es bedeutet nicht, dass Sie kein realistisches Startbudget benötigen.

Muss eine Einzelfirma ins Handelsregister eingetragen werden?

Nicht jede Einzelfirma muss vom ersten Tag an ins Schweizer Handelsregister eingetragen werden.

Die Eintragung ist grundsätzlich obligatorisch, wenn eine Einzelfirma in kaufmännischer Art geführt wird und einen Jahresumsatz von mehr als CHF 100’000 erzielt.

Unterhalb dieser Grenze kann je nach Situation eine freiwillige Eintragung möglich sein.

Warum freiwillig ins Handelsregister eintragen?

Ein Eintrag kann die Sichtbarkeit und Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden, Lieferanten und anderen Organisationen erhöhen. Er kann zudem einen gewissen Schutz für den Firmennamen im jeweils geltenden Rahmen bieten.

Ein Handelsregistereintrag bringt allerdings auch zusätzliche formelle Pflichten mit sich.

Entscheidend ist, den Handelsregistereintrag nicht mit der Anerkennung als selbstständig erwerbende Person zu verwechseln. Das sind zwei unterschiedliche Verfahren.

Einzelfirma bei der AHV anmelden

Das ist einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg in die Selbstständigkeit.

In der Schweiz können Sie für Sozialversicherungszwecke nicht einfach selbst bestimmen, dass Sie selbstständig erwerbend sind. Der Status wird von der zuständigen Ausgleichskasse anhand Ihrer tatsächlichen Arbeitssituation beurteilt.

Anzeichen für eine selbstständige Erwerbstätigkeit können beispielsweise sein, dass Sie unter eigenem Namen auftreten, eigene Rechnungen ausstellen, Ihr eigenes finanzielles Risiko tragen, Ihre Arbeit selbst organisieren und für mehrere Kunden tätig sind.

Kein einzelner Begriff und kein einzelnes Dokument entscheidet automatisch über Ihren Status.

Das ist besonders wichtig, wenn Sie aus einem Angestelltenverhältnis in eine selbstständige Beratungstätigkeit wechseln.

Stellen Sie sich vor, Sie verlassen Ihre Stelle am Freitag und stellen Ihrem bisherigen Arbeitgeber ab Montag Rechnungen für praktisch dieselbe Arbeit unter sehr ähnlichen Bedingungen.

Nur weil Sie sich als selbstständig bezeichnen oder eine Einzelfirma führen, bedeutet das nicht automatisch, dass Ihre Tätigkeit für AHV-Zwecke als selbstständig gilt.

Entscheidend ist das tatsächliche Arbeitsverhältnis.

Wenn Sie sich selbstständig machen, wenden Sie sich an die zuständige Ausgleichskasse und beantragen Sie die Anerkennung als selbstständig erwerbende Person.

Nach der Anerkennung sind Sie selbst für Ihre AHV-, IV- und EO-Beiträge verantwortlich.

Pensionskasse und Unfallversicherung für Selbstständige

Der Wechsel von einer Anstellung in die Selbstständigkeit verändert nicht nur, woher Ihr Einkommen kommt. Auch Ihre Sozialversicherungssituation kann sich verändern.

Selbstständig Erwerbende bezahlen ihre AHV-, IV- und EO-Beiträge selbst. Sie sind jedoch nicht automatisch auf dieselbe Weise abgesichert wie Angestellte.

Für Selbstständige gelten die obligatorische Arbeitslosenversicherung, die obligatorische berufliche Vorsorge und die obligatorische Unfallversicherung nicht in derselben Weise wie für Arbeitnehmende.

Deshalb sollten Sie prüfen, welche Absicherung zu Ihrer persönlichen und beruflichen Situation passt.

Je nach Situation können beispielsweise eine freiwillige Unfallversicherung, eine geeignete Vorsorgelösung oder weitere Versicherungen sinnvoll sein.

Wenn Ihre Einzelfirma später Mitarbeitende beschäftigt, kommen zusätzliche Pflichten als Arbeitgeber hinzu.

Versicherungen und Altersvorsorge sollten nicht erst dann Thema werden, wenn das Unternehmen erfolgreich läuft. Berücksichtigen Sie sie bereits bei der Gründung.

Wie wird eine Einzelfirma in der Schweiz besteuert?

Eine Einzelfirma ist keine von ihrer Inhaberin oder ihrem Inhaber getrennte juristische Person.

Deshalb gibt es nicht dieselbe separate Unternehmensbesteuerung wie bei einer GmbH. Das Geschäftsergebnis fliesst stattdessen in die persönliche Steuersituation der Inhaberin oder des Inhabers ein.

Vereinfacht gesagt: Der mit Ihrer Einzelfirma erzielte Gewinn nach Abzug der zulässigen Geschäftsausgaben trägt zu Ihrem steuerbaren persönlichen Einkommen bei.

Auch Geschäftsvermögen kann sich auf Ihre persönliche Vermögenssteuer auswirken.

Die genaue steuerliche Situation hängt unter anderem von Ihrem Einkommen, Ihren Ausgaben sowie Ihrem Kanton und Ihrer Gemeinde ab.

Das ist einer der Gründe, weshalb eine saubere Buchführung von Anfang an wichtig ist.

Sie sollten geschäftliche Einnahmen und zulässige Geschäftsausgaben klar von Ihren privaten Ausgaben unterscheiden können.

Und denken Sie daran: Steuern und MWST sind nicht dasselbe.

Muss eine Einzelfirma MWST abrechnen?

Eine Einzelfirma ist nicht automatisch MWST-pflichtig.

Ob eine MWST-Pflicht besteht, hängt von den geltenden MWST-Regeln und dem relevanten Umsatz ab, nicht allein von der gewählten Rechtsform.

Für die meisten Unternehmen ist CHF 100’000 eine wichtige Grenze. Grundsätzlich muss sich ein Unternehmen für die Schweizer MWST registrieren, wenn sein massgebender Jahresumsatz CHF 100’000 erreicht, vorbehaltlich der geltenden Regeln und Ausnahmen.

Diese Grenze darf nicht mit der CHF-100’000-Grenze für den Handelsregistereintrag verwechselt werden. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Anforderungen mit unterschiedlichen rechtlichen Grundlagen.

Unterhalb der obligatorischen Grenze kann zudem eine freiwillige MWST-Unterstellung möglich sein. ‍

Einzelfirma gründen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Entscheiden, ob eine Einzelfirma die richtige Struktur ist

Bevor Sie etwas anderes tun, sollten Sie sicherstellen, dass die Rechtsform zu dem Unternehmen passt, das Sie aufbauen möchten.

Wenn Sie alleine arbeiten, relativ unkomplizierte Anforderungen haben und keine rechtliche Trennung zwischen sich und Ihrem Unternehmen benötigen, kann eine Einzelfirma einen einfachen Einstieg in die Selbstständigkeit bieten.

Wenn Sie erhebliche finanzielle Risiken eingehen, mit Mitgründern arbeiten oder externe Investitionen planen, kann eine andere Rechtsform geeigneter sein.

Schritt 2: Entscheiden, wie Ihr Unternehmen auftreten soll

Überlegen Sie sich einen Firmennamen und wie Sie gegenüber Ihren Kunden auftreten möchten.

Für die Namensgebung von Einzelfirmen gelten bestimmte Regeln, insbesondere wenn ein Handelsregistereintrag erforderlich ist.

Prüfen Sie die aktuellen Anforderungen, bevor Sie Geld in Branding, Domains oder Beschriftungen investieren.

Schritt 3: Ihre selbstständige Tätigkeit dokumentieren

Die zuständige Ausgleichskasse beurteilt, ob Sie tatsächlich selbstständig erwerbend sind.

Verträge, Rechnungen, Nachweise über Kunden, Geschäftsausgaben, Ihre Website und weitere Unterlagen können zeigen, wie Sie Ihre Tätigkeit ausüben.

Erstellen Sie keine künstlichen Nachweise, nur um eine Checkliste zu erfüllen. Entscheidend ist, dass Ihre tatsächliche Tätigkeit Ihre Selbstständigkeit erkennen lässt.

Schritt 4: Anerkennung als selbstständig erwerbende Person beantragen

Wenden Sie sich an Ihre zuständige Ausgleichskasse, um Ihren AHV-Status zu klären.

Dieser Prozess ist unabhängig davon, ob Ihre Einzelfirma im Handelsregister eingetragen ist.

Schritt 5: Falls erforderlich ins Handelsregister eintragen

Erfüllt Ihre Einzelfirma die Voraussetzungen für eine obligatorische Eintragung, einschliesslich der geltenden Umsatzgrenze, melden Sie sie beim zuständigen kantonalen Handelsregister an.

Ist der Eintrag nicht obligatorisch, prüfen Sie, ob eine freiwillige Eintragung für Sie sinnvoll ist.

Schritt 6: Ihre MWST-Situation prüfen

Beschäftigen Sie sich von Anfang an mit der MWST und nicht erst, wenn Sie eine Umsatzgrenze bereits überschritten haben.

Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen einen entsprechend hohen relevanten Umsatz erzielen wird, kann die MWST-Pflicht unter Umständen bereits ab Beginn der Tätigkeit relevant sein.

Schritt 7: Versicherungen und Vorsorge organisieren

Klären Sie, welche Absicherungen beim Wechsel von einer Anstellung in die Selbstständigkeit nicht mehr automatisch bestehen.

Prüfen Sie Unfallversicherung, Altersvorsorge sowie Versicherungen, die für Ihre Tätigkeit und Ihre Risiken relevant sind.

Schritt 8: Ihre Finanzadministration einrichten

Bevor die ersten Rechnungen verschickt werden und sich Ausgaben ansammeln, sollten Sie festlegen, wie Sie:

• Rechnungen erstellen

• Zahlungen von Kunden erhalten

• Geschäftsausgaben bezahlen

• Belege und Dokumente aufbewahren

• Einnahmen und Kosten verfolgen

• Ihre Buchhaltungsunterlagen vorbereiten

• Ihren Cashflow im Blick behalten

Dieser Teil lässt sich leicht auf später verschieben.

Es ist allerdings deutlich einfacher, ein gutes System bei zehn Transaktionen einzurichten als bei 1’000.

Als Nächstes: Ihr Geschäftskonto

Wenn Geschäftseinnahmen auf demselben Konto eingehen, von dem Sie Miete, Lebensmittel, Ferien und private Abonnements bezahlen, wird es unnötig schwierig zu erkennen, was finanziell in Ihrem Unternehmen passiert.

Eine Trennung Ihrer privaten und geschäftlichen Finanzen kann Ihnen helfen:

• zu sehen, was Ihr Unternehmen verdient

• Ausgaben nachzuverfolgen

• Transaktionen abzugleichen

• Informationen für Ihre Buchhaltung oder Treuhand vorzubereiten

• den Cashflow besser zu verstehen

• private und geschäftliche Ausgaben auseinanderzuhalten

Das ist besonders bei der Steuererklärung hilfreich. Gleichzeitig etablieren Sie vom ersten Kunden an eine sinnvolle Gewohnheit:

Behandeln Sie Ihr Unternehmen wie ein Unternehmen.

Helvo ist darauf ausgelegt, wie Schweizer KMU und Selbstständige tatsächlich arbeiten. Ihr Geschäftskonto, Zahlungen, Rechnungsstellung und Finanzmanagement kommen an einem Ort zusammen.

Es geht nicht einfach darum, ein weiteres Konto zu haben. Es geht darum, von Anfang an einen klareren und verlässlicheren Überblick über die Finanzen hinter Ihrem Unternehmen zu erhalten.

Die erste Rechnung und die erste Zahlung

Die Gründung Ihres Unternehmens ist ein wichtiger Schritt. Wenn die erste Zahlung eingeht, wird es konkret.

Bevor Sie Ihre erste Rechnung verschicken, sollten Sie wissen, welche Angaben sie enthalten muss, welche Zahlungsbedingungen Sie verwenden und ob die MWST für Sie relevant ist.

Überlegen Sie danach, was passiert, nachdem Sie auf «Senden» geklickt haben.

Idealerweise ist der Prozess einfach:

Rechnung gesendet → Zahlung fällig → Zahlung erhalten → Transaktion abgeglichen → Unterlagen aktualisiert

Bei nur einem oder zwei Kunden mag das nach übertrieben viel Struktur klingen.

Ein klarer Prozess von Anfang an bedeutet jedoch, dass Sie Ihre gesamte Finanzadministration nicht neu aufbauen müssen, sobald das Geschäft wächst.

Wann lohnt sich der Wechsel von der Einzelfirma zur GmbH?

Nur weil Sie als Einzelfirma starten, müssen Sie nicht für immer eine bleiben.

Die Struktur, die bei Ihren ersten CHF 30’000 Umsatz sinnvoll ist, muss nicht dieselbe sein, die zu einem Unternehmen mit Mitarbeitenden, grösseren Verträgen oder erheblichen Vermögenswerten und Verbindlichkeiten passt.

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und veränderten Prioritäten kann eine GmbH eine Option werden, die Sie prüfen sollten.

Mögliche Gründe, Ihre Unternehmensstruktur neu zu beurteilen, sind:

• steigende Geschäftsrisiken oder Verbindlichkeiten

• der Wunsch nach einer klareren rechtlichen Trennung zwischen privatem und geschäftlichem Vermögen

• weitere Eigentümer oder Teilhaber

• ein wachsendes Team

• veränderte Finanzierungsbedürfnisse

• steuerliche oder nachfolgebezogene Überlegungen

• der Wunsch nach einer Unternehmensstruktur, die besser für weiteres Wachstum geeignet ist

Es gibt keine einzelne Umsatzgrenze, ab der jede Einzelfirma automatisch in eine GmbH umgewandelt werden sollte.

Der richtige Zeitpunkt hängt von der Situation des Unternehmens und seiner Inhaberin oder seines Inhabers ab.

Wenn Sie diesen Punkt erreichen, sprechen Sie mit einer Treuhand oder Steuerberatung und vergleichen Sie die Auswirkungen, bevor Sie Ihre Rechtsform ändern.

Von der Gründung zum laufenden Betrieb

Eine Einzelfirma zu gründen kann erstaunlich einfach sein. Sie gut zu führen braucht etwas mehr Struktur.

Sie brauchen:

• Kunden

• Rechnungen

• eingehende Zahlungen

• einen Überblick über Ihre Kosten

• Rücklagen für Verpflichtungen wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge

• genügend Transparenz über Ihre Finanzen, um zu wissen, wie Ihr Unternehmen dasteht

Deshalb ist Ihre finanzielle Organisation bereits in den ersten Wochen wichtig und nicht erst dann, wenn Ihr Unternehmen gross genug für eine eigene Buchhaltung wird.

Helvo bringt Ihr Geschäftskonto, Zahlungen, Rechnungsstellung und Finanzmanagement an einem Ort zusammen. So erhalten Sie einen klareren Überblick über die Finanzen hinter Ihrem Unternehmen und müssen weniger separate Prozesse verwalten.

Ein Unternehmen zu gründen sollte einfach sein. Seine Finanzen zu verstehen, sollte es ebenfalls sein.

Häufige Fragen zur Einzelfirma in der Schweiz

Wann muss eine Einzelfirma ins Handelsregister?

Die Eintragung ins Handelsregister ist grundsätzlich obligatorisch, wenn eine Einzelfirma in kaufmännischer Art geführt wird und einen Jahresumsatz von mehr als CHF 100’000 erzielt.

Unterhalb dieser Grenze kann eine freiwillige Eintragung weiterhin möglich sein.

Der Handelsregistereintrag darf nicht mit der Anerkennung als selbstständig erwerbende Person für AHV-Zwecke verwechselt werden.

Wie wird eine Einzelfirma besteuert?

Eine Einzelfirma ist keine von ihrer Inhaberin oder ihrem Inhaber getrennte juristische Person.

Das Geschäftsergebnis fliesst deshalb in die persönliche Steuersituation der Inhaberin oder des Inhabers ein und wird nicht separat als Gewinn einer juristischen Person wie einer GmbH besteuert.

Die genaue steuerliche Behandlung hängt von Ihrer persönlichen Situation und Ihrem Wohnort ab.

Wie melde ich eine Einzelfirma bei der AHV an?

Wenden Sie sich an die zuständige Ausgleichskasse und beantragen Sie die Anerkennung als selbstständig erwerbende Person.

Die Ausgleichskasse beurteilt Ihre tatsächliche Arbeitssituation und verlässt sich nicht allein darauf, wie Sie Ihre Tätigkeit rechtlich bezeichnen.

Zu den relevanten Faktoren kann gehören, ob Sie unter eigenem Namen auftreten, Ihr eigenes finanzielles Risiko tragen, Ihre Arbeit selbstständig organisieren und für mehrere Kunden tätig sind.

Braucht eine Einzelfirma ein Geschäftskonto?

Ein separates Geschäftskonto ist nicht automatisch für jede Einzelfirma gesetzlich vorgeschrieben.

Die Trennung privater und geschäftlicher Transaktionen kann Buchhaltung, Steuererklärung, Cashflow-Überwachung und die tägliche Finanzverwaltung jedoch deutlich übersichtlicher machen.

Braucht man CHF 20’000 Startkapital für eine Einzelfirma?

Nein. Für eine Einzelfirma gibt es kein gesetzlich vorgeschriebenes Mindestkapital.

Das Mindestkapital von CHF 20’000 gilt für eine GmbH, nicht für eine Einzelfirma.

Sie sollten trotzdem berechnen, wie viel Geld Sie realistisch benötigen, um Ihr Unternehmen zu starten und zu betreiben.

Ist eine Einzelfirma MWST-pflichtig?

Nicht automatisch.

Die MWST-Pflicht hängt von Ihrer Geschäftstätigkeit und dem relevanten Umsatz ab.

Für die meisten Unternehmen ist ein massgebender Jahresumsatz von CHF 100’000 die zentrale Grenze. Die genauen Regeln und Ausnahmen müssen jedoch im Einzelfall geprüft werden.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts-, Steuer-, Buchhaltungs-, Sozialversicherungs- oder Finanzberatung dar. Anforderungen an Registrierung, Steuern und Versicherungen hängen von der Tätigkeit und der individuellen Situation des Unternehmens ab. Prüfen Sie die aktuellen Anforderungen bei den zuständigen Schweizer Behörden und holen Sie bei Bedarf professionelle Beratung ein.